Réussir son évènement hybride en 6 points
2023 signerait-elle l’avènement de l’événement hybride ? Ce type de rencontres est fortement plébiscité par les entreprises qui, dans le contexte de crise sanitaire mondiale, sont amenées à repenser l’organisation de leurs événements.
Un événement hybride se déroule dans un cadre physique, en présence de plusieurs participants, en même temps qu’en ligne, devant un public virtuel. Avec la crise du Covid-19 et l’impossibilité d’organiser de grands rassemblements, les entreprises font de plus en plus appel à ce type d’évènement pour réunir leurs équipes ou communiquer avec leurs clients.
Principal atout : pouvoir rassembler une plus large audience. Avec le numérique, les frontières géographiques sont abolies, tout comme les limites de capacité d’accueil d’une salle de conférence par exemple. Une société peut ainsi rassembler, en une seule fois, ses équipes à travers le monde ou ses clients internationaux.
Idem pour les intervenants, qui peuvent participer à distance. Cela représente également une opportunité de réduire les coûts logistiques de l’événement. Par ailleurs, le groupe en présentiel peut être limité à quelques personnes, ce qui dans le contexte épidémique actuel, facilite le respect de la distanciation physique et des gestes barrières...
Pour assurer la réussite d’un événement hybride, l’enjeu est d’impliquer autant les participants virtuels que ceux en présence physique. Pour cela, une bonne préparation nécessite de respecter les règles suivantes :
1. Des objectifs clairs
Adapter le format de l’événement en fonction de l’audience ciblée (collaborateurs, clients, partenaires…), de ses objectifs marketing ou RH ou encore de son budget.
2. Des outils adaptés
Retransmettre un événement en live demande un matériel technique adéquat. Faire appel à des professionnels s’avère donc indispensable pour assurer la qualité de la prestation. Il faut penser à toute les fonctionnalités nécessaires (diffusion de vidéos, fonctions interactives, etc.), choisir la plateforme de retransmission ou encore s’assurer d’une connexion internet de très haut débit et stable.
3. Soigner le contenu
Créer du storytelling donnera du sens à l’événement et captera plus facilement l’audience. Un contenu percutant, favorisant les formats courts, le rythme ainsi que l’intervention de personnalités sont des atouts. En deux mots : créativité et efficacité !
4. Une scénographie travaillée
Des décors, une image, un son et une lumière soignés sont des éléments capitaux. La mise en scène doit permettre de transmettre des émotions autant en présence physique qu’en virtuel.
5. Maximiser l’engagement
Le public d’un événement digital est volatil. En amont, il faut attirer son attention et savoir le garder à travers des campagnes de communication ciblées. Pendant l’événement, l’enjeu est de susciter son engagement à travers des outils interactifs, comme un sondage en direct, un quiz…
6. Assurer le suivi
L’analyse de la data collectée en ligne et des retours des participants permettent de dresser un bilan de l’événement, d’identifier les succès et les pistes d’amélioration.